Administrar Outlook

Administrar Outlook es nada menos que un dolor en el culo si no le prestas atención. En entrenar a los mejores directores ejecutivos y emprendedores Me parece que una cosa que todos tienen en común es una sobreabundancia de correo electrónico. Cuando el correo electrónico se etiquetó originalmente como la "Aplicación Killer" fue porque se pensaba que el correo electrónico era la herramienta definitiva para mejorar la productividad. Lamentablemente, creo que el correo electrónico se ha convertido en la "aplicación asesina" para la mayoría de los ejecutivos porque en realidad acaba con su productividad. La verdad del asunto es que el correo electrónico en sí mismo no es el problema, sino cómo lo utiliza lo que determina si el correo electrónico es un activo o un pasivo. En la publicación de hoy, compartiré los mismos consejos y técnicas que utilizo para manejar la constante avalancha de correo electrónico...

Para cuando hayas llegado a la Nivel C-suite, es muy probable que recibas entre 100 y 300 e-mails al día (algunos de nosotros recibimos múltiplos de esa cantidad). Incluso en el extremo inferior del rango mencionado anteriormente, si asume que la respuesta demora 2 minutos por correo electrónico, eso significa que puede esperar pasar un mínimo de más de 3 horas cada día lidiando con el correo electrónico (suponiendo que elija tratar con él). La peor parte es que sin una metodología para procesar el correo electrónico, es probable que el tiempo que dedique al correo electrónico se dedique de manera reactiva, desenfocada e indisciplinada, lo que solo diluirá aún más sus esfuerzos. Si implementa las cinco técnicas mencionadas a continuación, le garantizo que podrá recuperar el tiempo que tanto necesita para su día mientras aumenta su rendimiento general. productividad:

1. Aprendiendo a usar Outlook en todo su potencial: Encuentro que la mayoría de los ejecutivos solo usan Outlook en aproximadamente 10% de su potencial. Al aprender no solo a usar las funciones nativas de Outlook, sino también a usar complementos de terceros, la funcionalidad de Outlook se puede mejorar enormemente. Mi complemento favorito es PlanPlus para Outlook de Franklin Covey. PlanPlus no solo le permite ver todas las funciones de Outlook (carpetas, múltiples vistas de calendario, tareas y está en la cesta) en una ventana sin tener que alternar entre aplicaciones, sino que también agrega funciones clave como administración de proyectos, establecimiento de objetivos y una excelente herramienta para tomar notas. Solo toma alrededor de 30 minutos dominarlo y llevará su productividad a un nuevo nivel.
2. Los basicos: Ya sea que elija instalar PlanPlus o no, el primer paso que debe tomar con Outlook es incluir en la lista blanca a cualquier persona de la que desee recibir correo electrónico. Vaya a la barra de herramientas de Outlook y haga clic en Acciones > Correo electrónico no deseado > Agregar remitente a la lista de remitentes seguros. Puede agregar el remitente y/o su dominio a la lista de remitentes seguros asegurándose de que no se filtren. A continuación, cree una estructura de carpetas para sus mensajes. Debe configurar carpetas y subcarpetas que reflejen la forma en que hace negocios creando carpetas separadas para eventos, categorías, por nombres de personas clave, departamentos, funciones, clientes, etc. Una vez que haya configurado sus carpetas, cree reglas que envíe mensajes directamente a las carpetas sin pasar por su bandeja de entrada por completo. Vaya a Herramientas > Reglas y alertas > Reglas de correo electrónico y enrute tantos correos electrónicos como sea posible a las carpetas de destino para mantener el volumen de su bandeja de entrada al mínimo. Ahora puede revisar estas carpetas en los momentos convenientes para usted o para el personal designado para monitorear dichas carpetas. También puede escribir macros especializadas para programar eventos especiales dentro de Outlook.
3. Spam y correo no deseado: configure su carpeta de correo no deseado para eliminar automáticamente el correo no deseado al llegar. Nunca pierdo el tiempo revisando el correo no deseado porque no hay correo no deseado que revisar. Seguramente, de vez en cuando, una parte del correo electrónico importante llegará a mi carpeta de correo no deseado y se eliminará, pero si es lo suficientemente importante, el remitente descubrirá cómo ponerse en contacto conmigo. No existe un sistema de prueba completa y simplemente elijo jugar con las probabilidades que están sustancialmente a mi favor si he hecho un buen trabajo de inclusión en la lista blanca. Además, puede optar por usar un filtro de correo no deseado de terceros que puede usar para filtrar el correo entrante por palabras clave designadas. Vale la pena invertir en esto, ya que con una inversión nominal puede deshacerse fácilmente de las formas más frívolas de spam.
4. Personal de apalancamiento: Solo recibo un correo electrónico directamente de unas pocas personas designadas, o después de que el correo electrónico se haya filtrado a través del personal que lo ha examinado o filtrado de acuerdo con las instrucciones que he proporcionado. La realidad es que las necesidades de la mayoría de las personas pueden ser satisfechas por el personal de mi organización, lo que evita que tenga que responder a la correspondencia que no debería haber abordado yo en primer lugar. Encontrará que sólo alrededor del 10% del correo electrónico que recibe es "importante", pero la mayoría de los ejecutivos tratan el correo electrónico como si fuera "urgente". Al limitar la cantidad de correo electrónico que realmente ve a los correos electrónicos de misión crítica, se asegura de que está trabajando en los elementos correctos mientras es brutalmente eficiente con su tiempo.
5. Reglas para seguir: 1.) Instruya a su personal y contactos externos sobre cómo desea que se le comunique. Asegúrese de decirles cuándo y por qué enviarle un correo electrónico y no enviarle un correo electrónico. Establezca expectativas razonables haciéndoles saber cuánto tiempo le llevará responder. Castigue severamente a cualquiera que le envíe una cadena de correos electrónicos sin importar el tema. 2.) Solo responda el correo electrónico dos veces al día; una vez por la mañana y otra por la tarde. 3.) Solo maneje el correo electrónico una vez... una vez que abra un correo electrónico, léalo, entiéndalo y tome medidas respondiéndolo inmediatamente, eliminándolo, archivándolo o reenviándolo a un miembro del personal para respuesta. Resista la tentación de diferir una respuesta para más adelante a menos que sea absolutamente necesario. 4.) Desactive la configuración de notificación automática para evitar la respuesta pavloviana inculcada por avisos de audio o visuales que le notifican un nuevo mensaje.

Puede optar por administrar su correo electrónico o dejar que lo administre a usted. Espero que los consejos mencionados anteriormente le devuelvan algo de tiempo a su día y lo ayuden a ser más productivo.