Pagina 42 – N2Growth

Heeft de snelheid waarmee zaken worden gedaan in de 21e eeuw je volledig overweldigd? Nu we het einde van het jaar naderen, ben je wel zo productief geweest als je had gehoopt? Voel je je op de rand van een ramp doordat je constant deadlines haalt? Neem je werkuren toe zonder dat je inkomen of voldoening daar ook naar toe groeit? Zou je willen dat je meer tijd in een dag had? Het verhogen van je persoonlijke productiviteit is vrijwel de enige manier voor professionals om aan hun winstverwachtingen te voldoen, hun geestelijke gezondheid te behouden door een evenwichtig leven te leiden en te voldoen aan de steeds hogere klantverwachtingen. In de blog van vandaag geef ik je een aantal tips om je dag te managen in plaats van dat je dag jou managet.

Laten we eerlijk zijn, productiviteit is de maatstaf waarmee de meesten van ons in het bedrijfsleven worden beoordeeld. Of je het nu leuk vindt of niet, in de meeste zakelijke omgevingen hangt je lot waarschijnlijk af van een "wat heb je de laatste tijd voor mij gedaan"type evaluatie. Mijn vraag aan u is: bent u zo productief als u denkt, of zelfs zo productief als u vroeger was, en zouden uw collega's het met uw beoordeling eens zijn? In de volgende tekst deel ik mijn gedachten over de factoren die uw productiviteit negatief beïnvloeden, evenals enkele belangrijke punten die uw productiviteitsoptimalisatie kunnen bevorderen.

Hoewel ondernemers en leidinggevenden doorgaans slimme, getalenteerde en gemotiveerde mensen zijn die bekendstaan om hun hoge productiviteit, hebben studies aangetoond dat de meeste professionals, objectief beoordeeld, zichzelf als productiever beschouwen dan ze in werkelijkheid zijn. Dit geldt zelfs voor de klassieke, overpresterende type "A". Dus, wat onderscheidt productieve van niet-productieve mensen? In mijn ervaring met talloze leidinggevenden en ondernemers is het mijn ervaring dat professionals die graag veel terrein bestrijken en zichzelf meesters in multitasken beschouwen, lang niet zo productief zijn als degenen die zich goed kunnen concentreren (zie vorige blog getiteld "De kracht van focus“).

Oké, laten we eens kijken naar een veelvoorkomend scenario: een senior manager heeft 30 minuten voor aanvang van een strategievergadering die hij/zij leidt. Terwijl de manager zijn/haar laatste gedachten begint voor te bereiden, ontvangt hij/zij een e-mail van de juridische afdeling met het verzoek om de nieuwste versie van een belangrijk contract te bekijken voordat hij/zij aan de vergadering begint. Terwijl ze het contract beginnen te herzien, ontvangt de manager een chatbericht van de CEO met het verzoek om onmiddellijke aandacht voor een belangrijke kwestie. Terwijl ze beginnen te reageren op de CEO, laat hun assistent hen weten dat er een belangrijke klant aan de telefoon is en dat hij/zij direct met hem/haar moet spreken. Terwijl de manager het telefoontje begint aan te nemen, kijkt hij/zij uit het raam en ziet een korte rij voor de deur van hun kantoor ontstaan. Op dat moment gaat de telefoon over en hoort hij/zij het alarmnummer van zijn/haar partner...

Het trieste van het bovengenoemde voorbeeld is dat dit voor veel leidinggevenden de standaardprocedure is. De druk Een multitasker worden is naar mijn mening de oorzaak van een afname van de productiviteit van leidinggevenden. Multitasken is ervoor kiezen om je te richten op schijnbaar "dringende" zaken in plaats van je te richten op echt "belangrijke" zaken. Mijn vader zei ooit tegen me dat "deeltijdwerk parttime resultaten oplevert" en ik heb gemerkt dat zijn stelling, op een enkele uitzondering na, klopt.

Inkomende telefoongesprekken, voicemails, e-mails, expresberichten, vergaderingen, drive-bys (ongeplande onderbrekingen), mobiele telefoons, onderbrekingen op sociale media en allerlei andere zaken die om uw aandacht strijden, zullen uw dag in beslag nemen, waardoor u zich afvraagt waar de de tijd ging. De realiteit is dat meer leidinggevenden en ondernemers overweldigd worden door technologie dan dat ze daadwerkelijk inzicht tonen in hoe ze technologie in hun voordeel kunnen inzetten.

De sleutel tot het verhogen van de productiviteit kan worden gevonden door de volgende vier stappen te nemen:

Zorg voor een duidelijk geformuleerde visie:Het is absoluut cruciaal om te begrijpen waar je voor speelt... Als je geen goed gedefinieerde visie hebt, begrijp je de missie niet. Als je de missie niet begrijpt, ontwikkel je geen goed doordachte strategie. Zonder strategie is het onwaarschijnlijk dat je de juiste doelen stelt, en zonder nauwkeurige doelen zal je tactische uitvoering gebrekkig en inefficiënt zijn. Het is de constante afstemming en heroriëntatie van je acties op je visie die je in staat stelt om je inspanningen te richten op basis van de juiste prioriteiten. Ik adviseer cliënten vaak dat de eerste stap naar mislukking ambiguïteit is, terwijl helderheid van visie de eerste stap naar succes is.
Maak gebruik van omlaag: Hoewel je geluk kunt hebben, kun je geen duurzaam succes creëren zonder het principe van "hoogste en beste gebruik" te begrijpen. Je inspanningen moeten gericht zijn op die activiteiten die de benutting van je tijd en vaardigheden maximaliseren en zo leiden tot het bereiken van je doelen. Activiteiten die niet aan die definitie voldoen, moeten worden gedelegeerd aan het management, personeel of worden uitbesteed aan aannemers.
FocusIk heb al eerder geschreven over de kracht van focus. Geen enkele andere eigenschap leidt zo tot een zekere uitvoering als focus. Degenen onder u die mij kennen, hebben waarschijnlijk persoonlijk mijn "gut-check"-strategie ervaren, die ik al mijn klanten van harte aanbeveel. Voor degenen onder u die dit concept niet kennen: het is een van mijn belangrijkste pijlers voor succes en het werkt als volgt: elk uur van het uur (zonder uitzondering) vraag ik mezelf af: "Doe ik op dit moment wel het meest productieve wat mogelijk is met betrekking tot het bereiken van mijn doelen?" Ik sta erom bekend vergaderingen, gesprekken, telefoongesprekken enz. af te breken op basis van deze gut-check. Het voorkomt dat ik mijn focus verlies en afgeleid raak, tenzij ik... kiezen om dat te doen. Bij twijfel FOCUS!
Bestel jouw wereld: In de huidige zakenwereld is het onmogelijk om productief te zijn zonder een goed doordacht workflowproces. Je moet jezelf waar en wanneer mogelijk uit de reactiemodus halen en je (daar is dat woord weer) richten op het proactief aanpakken van de workflow. De volgende lijst geeft een algemeen overzicht van een voorgesteld workflowproces:

- Ik ben een groot voorstander van hoogwaardige administratieve ondersteuning... Als u een senior manager bent die zonder administratie werkt, of deze niet effectief gebruikt, doet u uzelf en uw stakeholders tekort. Als u uw tijd niet waardeert, waarom zou iemand anders dat dan wel doen? Leverage Down!
- Streef waar mogelijk naar een papierloze omgeving... Papier is niets meer dan inefficiënte, kostbare rommel die afleidt. Vrijwel alles wat u op papier kunt doen, kunt u digitaal doen met grotere snelheid en efficiëntie, terwijl u tegelijkertijd uw kosten verlaagt en afleidingen vermindert. Kopiëren, plakken, doorhalen en doorsturen is veel beter dan printen, kopiëren, markeren en FedEx...
- Begrijp hoe en wanneer u het recht moet gebruiken communicatie Kanalen. Reis niet wanneer een webconferentie dezelfde of betere resultaten kan bereiken. Gebruik de telefoon niet als e-mail geschikter is, en gebruik geen e-mail als chatberichten een betere oplossing zijn. Ik geef er de voorkeur aan om de communicatie te sturen in plaats van erop te reageren, en wanneer ik reageer, doe ik dat op basis van prioriteiten en niet op impulsen. Ik gebruik e-mail meestal als mijn eerste communicatielijn met behulp van macro's en e-mailfiltering om het aantal inkomende e-mails tot een acceptabel niveau te beperken. Ik heb een standaard bestands-/mapstructuur en naamgevingsconventies aangemaakt en integreer mijn e-mail met mijn agenda en takenlijst.

Kortom... Als je je aan de hierboven beschreven principes houdt, heb je daadwerkelijk tijd om je werk gedaan te krijgen en een leven te leiden. Met vrijwel niets te verliezen en alles te winnen, waarom zou je het dan niet proberen?