Gerenciar o Outlook não é nada menos que uma dor de cabeça se você não prestar atenção a isso. Dentro treinando os principais CEOs e empreendedores Acho que uma coisa que todos eles têm em comum é uma superabundância de e-mail. Quando o e-mail foi originalmente rotulado como o “Killer App” foi porque o e-mail foi pensado para ser a melhor ferramenta de melhoria de produtividade. Lamentavelmente, acredito que o e-mail se tornou o “Killer App” para a maioria dos executivos porque na verdade acaba com sua produtividade. A verdade é que o e-mail em si não é o problema, mas como você o utiliza que determina se o e-mail é ou não um ativo ou um passivo. No post de hoje, compartilharei as mesmas dicas e técnicas que uso para lidar com o dilúvio constante de e-mail…

No momento em que você atingiu o nível C-suite, é muito provável que você receba entre 100 e 300 e-mails por dia (alguns de nós recebem múltiplos desse número). Mesmo no limite inferior do intervalo mencionado acima, se você assumir que leva 2 minutos por e-mail para uma resposta, isso significa que você pode esperar gastar no mínimo 3 ou mais horas por dia lidando com e-mail (supondo que você escolha lide com isso). O pior é que sem uma metodologia de processamento de e-mail, é provável que o tempo que você gasta com e-mail seja gasto de forma reativa, desfocada e indisciplinada, o que só irá diluir ainda mais seus esforços. Se você implementar as cinco técnicas mencionadas abaixo, eu garanto que você será capaz de recuperar algum tempo necessário para o seu dia enquanto aumenta o seu desempenho geral. produtividade:

  1. Aprendendo a usar o Outlook em todo o seu potencial: Acho que a maioria dos executivos só usa o Outlook para cerca de 10% de seu potencial. Aprendendo a usar não apenas os recursos nativos do Outlook, mas também os complementos de terceiros, a funcionalidade do Outlook pode ser bastante aprimorada. Meu complemento favorito é o PlanPlus for Outlook da Franklin Covey. O PlanPlus não apenas permite que você veja todos os recursos do Outlook (pastas, várias visualizações de calendário, tarefas e você está na cesta) em uma janela sem precisar alternar entre aplicativos, mas também adiciona recursos importantes, como gerenciamento de projetos, definição de metas e uma ótima ferramenta de anotações. Leva apenas cerca de 30 minutos para dominar e levará sua produtividade a um novo nível.
  2. O básico: Independentemente de você optar por instalar ou não o PlanPlus, o primeiro passo a ser dado com o Outlook é colocar na lista de permissões qualquer pessoa de quem você deseja receber e-mails. Vá para a barra de ferramentas do Outlook e clique em Ações > Lixo eletrônico > adicionar remetente à lista de remetentes seguros. Você pode adicionar o remetente e/ou seu domínio à sua lista de remetentes seguros, certificando-se de que eles não sejam filtrados. Em seguida, crie uma estrutura de pastas para suas mensagens. Você deve configurar pastas e subpastas que espelhem como você faz negócios criando pastas separadas para eventos, categorias, por nomes de indivíduos-chave, departamentos, funções, clientes, etc. Depois de configurar suas pastas, crie regras que envie mensagens diretamente para as pastas ignorando completamente sua caixa de entrada. Vá para Ferramentas > Regras e Alertas > Regras de E-mail e encaminhe o maior número possível de e-mails para as pastas de destino, tentando manter o volume da caixa de entrada minimizado. Agora você pode verificar essas pastas em horários convenientes para você ou para a equipe designada para monitorar essas pastas. Você também pode escrever macros especializadas para programar eventos especiais no Outlook.
  3. Spam e lixo eletrônico: defina sua pasta de lixo eletrônico para excluir automaticamente o lixo eletrônico na chegada. Eu nunca perco tempo verificando lixo eletrônico porque não há lixo eletrônico para ser verificado. Claro que, de tempos em tempos, um pedaço do e-mail importante chegará à minha pasta de lixo eletrônico e será excluído, mas se for importante o suficiente, o remetente descobrirá como entrar em contato comigo. Não existe um sistema completo e eu simplesmente escolho jogar as probabilidades que são substancialmente a meu favor se eu tiver feito um bom trabalho de lista branca. Além disso, você pode optar por usar um filtro de spam de terceiros que pode ser usado para filtrar e-mails recebidos por palavras-chave designadas. Vale a pena investir nisso, pois com um investimento nominal você pode facilmente se livrar das formas mais frívolas de spam.
  4. Alavancar a equipe: Eu só recebo um e-mail diretamente de alguns indivíduos designados, ou depois que o e-mail borbulha através da equipe que o rastreou ou filtrou de acordo com as instruções que eu forneci. A realidade é que as necessidades da maioria das pessoas podem ser atendidas pelos funcionários da minha organização, o que me impede de responder a correspondências que não deveriam ter sido endereçadas por mim em primeiro lugar. Você descobrirá que apenas cerca de 10% do e-mail que você recebe é “importante”, mas a maioria dos executivos trata o e-mail como se fosse “urgente”. Ao limitar a quantidade de e-mails que você realmente vê a e-mails de missão crítica, você garante que está trabalhando nos itens certos, ao mesmo tempo em que é brutalmente eficiente com seu tempo.
  5. Regras a seguir: 1.) Eduque sua equipe e contatos externos sobre como você deseja ser comunicado. Faça questão de dizer a eles quando e por que enviar um e-mail para você e não para você. Defina expectativas razoáveis, informando quanto tempo você levará para responder. Castigue severamente qualquer pessoa que lhe enviar um e-mail em cadeia, independentemente do tópico. 2.) Responder ao e-mail apenas duas vezes ao dia; uma vez pela manhã e outra à noite. 3.) Manuseie o e-mail apenas uma vez... depois de abrir um e-mail, lê-lo, entendê-lo e agir sobre ele respondendo imediatamente, excluindo-o, arquivando-o ou encaminhando-o para um membro da equipe para resposta. Resista à tentação de adiar uma resposta para mais tarde, a menos que seja absolutamente necessário. 4.) Desative suas configurações de notificação automática para evitar a resposta pavloviana instilada por avisos sonoros ou visuais notificando você sobre uma nova mensagem.

Você pode optar por gerenciar seu e-mail ou fazer com que ele gerencie você. Espero que as dicas mencionadas acima adicionem algum tempo ao seu dia e o ajudem a ser mais produtivo.